Kas yra vidaus kontrolės sistema ir kam jos reikia, apskaičiuojant mokesčius? Tokie ir panašūs klausimai dar kyla tiek finansininkams, tiek ir vadovams, nors turėtų būti aišku, kad kiekvienoje įmonėje vidaus kontrolės sistema gyvybiškai reikalinga, nes ji atlieka prevencinę funkciją – nedelsiant aptinka klaidas bei užkardo kelią apgaulėms.
Praėjusių metų pavasarį įsigaliojo LR Finansinės apskaitos įstatymas, įpareigojantis kiekvienos įmonės vadovą sukurti vidaus kontrolės priemones ir apie jas informuoti suinteresuotus asmenis. Dėl to VMI specialistai, atlikdami patikrinimus įmonėse, drąsiai ir aiškiai reikalauja pateikti lokalius teisės aktus – įmonės vidaus tvarkas apie taikomą vidaus kontrolę. VMI svarbu, kad vidaus kontrolė veiktų, nes, ją tinkamai įdiegus, mažėja apskaitos klaidų tikimybė, klaidos aptinkamos greičiau, darbuotojai supranta esantys kontroliuojami ir dėl to galima labiau pasitikėti įmonės apskaitos duomenimis, iš kurių skaičiuojami mokesčiai. Ypač taikant periodinį atsargų apskaitos būdą, pasirinktą poziciją bus galima apginti remiantis vidaus kontrolės sistema.
Kiek tvarkų pakanka?
Vidaus tvarkų gali prireikti pačiais įvairiausiais klausimais, tačiau apskaitai, o kartu ir apskaičiuojant mokesčius, reikia turėti dvi tvarkas – Ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką bei Vidaus kontrolės priemonių tvarką.
Ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarka. Tam tikslui kol kas gali pasitarnauti iki šiol naudota apskaitos politika. Naujieji Lietuvos finansinės atskaitomybės standartai dar nepaskelbti, todėl kol kas nėra prasmės keisti tik Apskaitos politikos pavadinimą į Ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką. Paskelbus naujuosius standartus, reikės iš esmės peržiūrėti apskaitos politiką ir kartu ją pervardinti. Tik naujai įsteigtos įmonės gali iškart apskaitos tvarką vadinti Ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarka.
Vidaus kontrolės priemonių tvarka. Dėl jos taip pat galimos įvairios interpretacijos. Vieni apskaitos specialistai mano, kad vidaus kontrolės priemonės turėtų būti surašytos į penkioliką atskirų tvarkų, kiti – kad ir vienoje tvarkoje galima turėti atskirus skyrius, reglamentuojančius vidaus kontrolės apibrėžimo sudedamąsias dalis:
- kas laiku ir teisingai parengia apskaitos dokumentus;
- kas laiku ir teisingai užregistruoja ūkines operacijas;
- kaip numatyta apsaugoti prieigas prie apskaitos informacinių sistemų ir apskaitos registrų;
- kokiu periodiškumu ir kaip faktiniais turto ir įsipareigojimų likučiais pagrindžiami apskaitos registrų duomenys;
- kokiu būdu ir kur saugomi apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai, o juos praradus arba sugadinus – atkuriami.
Šiuos punktus reikėtų aprašyti ir su tvarka (ar keletu tvarkų) supažindinti suinteresuotus asmenis – įmonės darbuotojus, kurie jas turės vykdyti, bei kontroliuojančius asmenis – auditorius arba kontrolės veiksmus atliekančius VMI specialistus. Minėtame įstatyme nurodyta, kad užtikrinti finansinės informacijos ir informacijos apie nustatytas vidaus kontrolės priemones teikimą vidaus ir išorės informacijos vartotojams, teisės aktų nustatyta tvarka turintiems teisę ją gauti, yra vadovo prievolė.
Kaip parengti vidaus kontrolės priemonių tvarką ar tvarkas?
Nemažai įmonių jau turi patvirtintas pareigines instrukcijas, kuriose nurodyta, kokius pirminius apskaitos dokumentus parengia darbuotojai ir kokias vidaus kontrolės priemones jie vykdo. Belieka atlikti turimų tvarkų inventorizaciją, ir galbūt nieko papildomai nereikės pridėti. Neturintieji jokių kontrolės priemonių gali pasinaudoti tvarkų šablonais, kuriuos turi ir mūsų bendrovė – juos beliks pritaikyti pagal savo įmonės poreikius. Taip pat galima pasinaudoti Vidaus kontrolės rekomendacijomis, kurios publikuojamos Audito, apskaitos, turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnybos prie LR Finansų ministerijos interneto svetainėje (www.avnt.lrv.lt). Tiesa, šiuo atveju teks įdėti daugiau darbo aprašant vidaus kontrolės priemones, taikomas būtent jūsų įmonėje.
Svarbu apginti savo poziciją
Tikslaus skaičiaus ir sąrašo, kiek ir kokių vidaus kontrolės tvarkų reikia, nėra. Vadinasi, savo pasirinkimą galima apginti argumentuojant, kad įmonėje yra sukurta būtent tokia vidaus kontrolės priemonių sistema, kokia reikalinga pagal LR Finansinės apskaitos įstatymą. Tačiau sustoti nevertėtų – nors VMI patikrinimo metu kol kas pakanka vidaus kontrolės tvarkų, reglamentuojančių tik finansinę apskaitą ir mokesčių apskaičiavimą, vidaus kontrolė turi veikti visose ūkinėse operacijose.
